Tio tips innan

Tio tips innan implementering – förberedelsefasen

Avtal är påskrivet, det är dags att påbörja implementeringen av er nya tjänst. Hur ska ni göra för att på bästa sätt få det användande ni vill ha och har kravställt en tjänst utifrån? Nedan har branschen samlat tio tips, utan inbördes ordning, på sådant vi ser som framgångsfaktorer och viktiga att-tänka-på. Hur omfattande en implementering är, beror på hur stor förändringen är för organisationen, om det innebär helt nya arbetssätt osv och hur mycket den infrastruktur ni har påverkas, eventuellt behöver anpassas och så vidare. 

För att konkretisera vår guide och våra tips ytterligare, har vi också tagit fram checklistor att ladda ner att använda. De hittar du längst ner på Tio-tips-sidorna.

Nytt 10 sep 2026: Implementering är också en del av vårt samlade arbete med Kvalitet & evidens i edtech.
I Kvalitetsportfolion kan leverantören beskriva hur tjänsten implementeras, vilket stöd som erbjuds och hur användning och kvalitet följs upp över tid. Det kan vara ett bra underlag i dialogen mellan kund och leverantör.

  • Förberedelser och planering:

    1. Tydliggör avtalet

    Gå igenom vad som ingår i avtalet, hur och på vilka sätt ingår implementeringens olika delar, vilka är kontaktpersonerna hos er och hos leverantören (se förslag kontaktlista länk) (läs mer om avtal i vår guide Att köpa Edtech – länk)

    2. Riskanalysera tjänstens påverkan

    Innebär den nya tjänsten en stor förändring för verksamheten? Innebär den t.ex. nya arbetssätt, att vänja sig vid en helt ny tjänst eller att vänjas om från en liknande tjänst ni haft tidigare? Ska tjänsten komplettera eller ersätta? Finns något ni kommer sluta göra? Ska en annan tjänst utfasas samtidigt? Hur omfattande är de tekniska förberedelserna? 

    3. Definiera mål och syfte

    Förankra varför implementeringen genomförs och vilka resultat som förväntas. Diskutera och tydliggör syfte, mål och uppföljning för de inblandade. Gärna med mätbara mål för att konkretisera och följa upp.

  • Tekniska förberedelser:

    4. Kartlägg ert digitala ekosystem

    Få en överblick över de tekniska beroenden och hur den nya tjänsten ska integreras med befintliga system. Tänk igenom hur tjänsten ska fungera ihop med era andra digitala verktyg. 

    5. Förbered och arbeta med de tekniska kraven

    Kontrollera att infrastrukturen är klar, inklusive inloggningsprocedurer och andra tekniska integrationer som är hållbara och hanterar förändringar över tid som kan påverka tjänsten. Säkerställ att allt är förberett för en smidig lansering den dagen användarna ska släppas på.

    Se även sidan Ert digitala ekosystem 

  • Organisatorisk struktur:

    6. Definiera roller och ansvarsområden

    Klargör vem som har ansvar för vilka uppgifter. Utse tydliga roller som projektledare, tekniskt ansvarig, pedagogiskt stöd och kommunikationsansvarig för att säkerställa effektivt samarbete.

    7. Säkerställ stödstrukturer

    Se till att rätt teknisk och pedagogisk support finns tillgänglig. Definiera vilka resurser som behövs internt och vad leverantören ska tillhandahålla. Utvärdera om ytterligare resurser krävs.

  • Kommunikation och förankring:

    8. Informera och engagera relevanta grupper

    Gör alla som påverkas av implementeringen medvetna om vad som kommer att ske, när och hur det kommer att ske. Kommunicera tydligt om förändringar, förväntningar, och hur de kommer att stödjas genom processen.

    9. Kommunicera förväntningar till leverantören

    Var tydlig gentemot leverantören vad ni behöver och förväntar er, så blir det lättare att anpassa sig och jobba ihop smidigt och synkroniserat.

  • Uppföljning och ledningsstöd:

    10. Ha en styrgrupp och dialog med ledningen

    Om det är ett större projekt, sätt ihop en styrgrupp som kan hjälpa till att lösa problem och stötta teamet. Prata regelbundet med ledningen för att få deras stöd och hålla dem engagerade så att implementeringen rullar på som planerat.

Mallar och checklistor

För att konkretisera vår guide och våra tips ytterligare, har vi tagit fram en checklista att använda. Använd den gärna i dialog med leverantörens kundansvariga/CSM till exempel.  Ladda ner checklistan nedan.

Synpunkter

Har du frågor eller funderingar gällande materialet?
Hör gärna av dig till oss på Swedish Edtech!