Att arbeta datadrivet

På de här sidorna finns branschens samlade tips på hur ni kan arbeta mer datadrivet i er organisation. Materialet är framtaget av Swedish Edtech Industry våren 2024 och vänder sig till alla som på ett eller annat sätt arbetar inom lärande och är intresserade av hur man kan arbeta mer datainformerat i en organisation.

Guiden är indelad i olika sektioner som du med fördel kan bläddra mellan utan inbördes ordning, men vi uppmuntrar till läsning av samtliga sektioner. På flera ställen hänvisar vi även till våra andra guider där så är relevant, framför allt guiden Att köpa edtech.

Att arbeta datadrivet

Vad är att arbeta datadrivet eller, och kanske ett bättre begrepp, datainformerat? Enkelt förklarat innebär det förmågan att använda en kombination av olika data som underlag för olika beslut i organisationen, att stödja såväl medarbetare som beslutsfattare i arbetet och den strategiska planeringen. Det innebär att samla in, analysera och tolka data relaterade till olika aspekter av, i det här fallet, lärande- och utbildningsprocessen. Att kombinera data för att synliggöra möjligheter och utmaningar, att använda insikter från data för att identifiera trender, mönster och områden för förbättring.

Det kan handla om allt från frånvaro och resultat till undervisningsmetoder, resursallokering och personalutveckling. Att kombinera och förädla flera data innebär också ett bättre beslutsstöd som underlättar för chefer och medarbetare som, istället för att lägga tid på att titta i olika källor, jobba med flera excelfiler, rensa data från fel, kan fokusera på mer analytiska aktiviteter och sätta in effektiva insatser. Det ökar också kontinuitet och minskar sårbarheten till exempel vid personalbyten och annat som annars rubbar möjligheten att samla in underlag på lika vis. Genom att kombinera fler källor kan man hitta olika makro- och mikrokorrelationer som påverkar.

Datademokratisering

Data är något för alla

Att arbeta datadrivet, med fler datainformerade beslut, bidrar till att skapa en mer transparent och evidensbaserad beslutsprocess, vilket i sin tur kan öka förtroendet för organisationen. En organisations data har aldrig varit så tillgänglig för medarbetare som idag. Datadrivet arbete är alltså inte bara något för datavetare och dataanalytiker i en organisation. Såväl chefer som medarbetare har nytta av en grundläggande förståelse för vad data handlar om, hur den kan användas och varför det är viktigt för de beslut som fattas. Så en viss “dataläskunnighet” (data literacy), är något alla i en organisation bör ha, även om den för vissa roller är viktigare och behöver vara mer djuplodande än för andra.

Kompetens och roller

För att arbeta datadrivet behövs kunskap och ibland specialistkompetens i organisationen för att ifrågasätta, utforska och förstå data, oavsett roll.

Läs mer på sidan Utforska och förstå.

Tips för att engagera verksamheten

– Konkretisera och visa exempel
Lyft de exempel ni har och de exempel ni vill arbeta med. Ledare och chefer kan t.ex. berätta och visa hur data används/kan användas för att förbättra processer. Börja gärna med exempel på hur ni arbetar idag, kanske med årsredovisningar, bakgrund till strategier, nya affärsområden etc. Peka på hur analyser av data inom ett område hjälper till att identifiera ett utvecklingsområde, leder till kostnadsbesparingar eller andra effekter.

– Enkla inspirationsmöten och workshops
Den tekniska utvecklingen går fort och att hänga med och avgöra vad man behöver veta och kunna, kan vara svårt. Genom att erbjuda enkla, korta och frekventa inspirationsmöten och workshops kan intresserade involveras på en mer vardaglig basis. Lyft gärna in omvärldsbevakning från andra branscher som kanske ligger längre fram än ni i arbetet.

– Kommunicera data och för regelbundna datasamtal
Prata om data, om och om igen för att medvetandegöra nyttan och hur viktig data kan och kommer att vara. Dela insikter om hur analys av data har lett/leder till förändringar för att nå önskade resultat. Förklara hur en djupdykning i data kan effektivisera en process och i det spara både tid och resurser. För regelbundna “datasamtal” och dela intressanta resultat från genomförda dataanalys. Reflektera och för dialog om hur data påverkar arbetssätt där även eventuell oro kan bemötas. När man för kontinuerliga samtal om data på alla nivåer ökar medvetenheten och datakompetens.

– Gör det datadrivna till vardag
Ett datadrivet arbetssätt innebär att hela organisationen arbetar aktivt med data så att det datadrivna beslutsfattandet blir en naturlig och vardaglig del i arbetet. Ta fram relevanta mätetal som följs upp regelbundet (för varför mäta om man inte följer upp). Skapa en kultur som uppmuntrar kritiskt tänkande och nyfikenhet, men också öppenhet och en “feltolerans”, där underlagen är till för utveckling och förbättring, inte att leta fel.

– Använd data effektivt och klokt
Att fatta datadrivna beslut involverar inte bara tillgången till data utan handlar också om att förstå hur den används på ett effektivt sätt. För att det datadrivna arbetssättet ska bli del av organisationens arbetsprocesser är det viktigt att integrera datadrivna metoder i organisationens kultur och arbetsflöden. Det ska inte vara ytterligare något som ska göras, utan istället ska det ge effekter i form av ett smartare arbetssätt. Det handlar mer om att “flytta” arbetet från att samla data till att skapa dialog kring data och möjliggöra gemensam analys för kontinuerlig utveckling av verksamheten.

Mer hjälp på vägen

Letar ni efter leverantörer som kan hjälpa er i arbetet? Kika på Edtechkartan utifrån målgrupp (Högre Utbildning/YH, Skola eller Företag) och t.ex. områden som Analysera verksamhetsdata, Kartläggning och analys, Utvärdering och analys beroende på vad det är ni är ute efter. För också dialog med era befintliga leverantörer om hur de kan hjälpa till, vilken data som hanteras i systemen och vilken funktionalitet de erbjuder för ett datadrivet arbetssätt.

Synpunkter

Har du frågor eller funderingar gällande materialet?
Hör gärna av dig till oss på Swedish Edtech!