Systemkartan

Att skapa det perfekta ekosystemet av digitala tjänster och produkter är inte något man gör på en dag. Det finns mycket att tänka på och det utifrån flera olika perspektiv. Förutom verksamhetens olika behov som allting ska ta avstamp i och anpassas utifrån, finns lagar och förordningar som styr, teknik och integrationer som ska till. I en kommun eller större organisation finns det säkerligen flera beroenden att ta hänsyn till, med övergripande policys gällande den grundläggande digitala infrastrukturen, inköpta verktyg och tjänster som ska användas och så vidare. När digitala tjänster ska köpas in är det viktigt att ha koll på vilka delar, vilka beroenden och måsten som finns för att det inte ska bli fel i slutänden när det är dags att implementera ert nyinköpta verktyg.

Med en teknikutveckling som går fort är det viktigt att ha hygienfaktorer på plats för att enklare anpassa, byta och göra ändringar. Att hitta en grundläggande bas tekniskt, men också i hur ni ska agera när förändringar sker och behövs. Ni behöver en digital miljö som både är hållbar över tid, men ändå anpassningsbar med utbytbara delar när nya behov uppstår och ny teknik skapar nya möjligheter.

På den här sidan ger vi branschens gemensamma inspel och några konkreta tips i arbetet med just er systemkarta, er digitala lärmiljö. Några grundläggande hygienfaktorer som behövs för att få maximal nytta av era (och leverantörernas) investeringar i tid, pengar, resurser och för ett kvalitativt användande som når de mål ni satt upp och ger de effekter ni önskar.

Systemkartan – er digitala lärmiljö

I Att köpa Edtech kan du läsa mer om branschens tips när det kommer till investeringar i er digitala lärmiljö, hur man kan tänka när det gäller kravställning för interoperabilitet osv.

Systemkartan – er egen Edtechkarta

Såväl i samband med en upphandling som i det vardagliga användandet av digitala tjänster är det viktigt att det finns en översikt av vilka olika tjänster som används. På så vis blir det lättare att säkerställa interoperabilitet, att systemen fungerar som de ska sinsemellan och var för sig. Det blir också lättare för verksamheten att veta vilka tjänster som ska användas till vad, vilken information och data som hanteras och kan användas för olika datadrivna beslut.

Om ni inte redan har en, gör er egen Edtechkarta och identifiera vilka digitala tjänster som finns.
Hur förmedlar och kommunicerar ni kring just er systemkarta? Är det tydligt vilka tjänster som ska användas till vad? Många leverantörer erbjuder tjänster som både kompletterar men även överlappar varandra. Det innebär att ni måste vara tydliga i vilken funktionalitet som används i vilka system.

Mallar

Här kan ni ladda ner mallar med de områden och processer som identifierats i arbetet med Edtechkartans olika målgrupper. Använd mallarna för att kartlägga er digitala lärmiljö.

Roller

Att förvalta och följa upp hur väl er digitala miljö uppfyller verksamhetens behov är grunden för att kunna ta beslut kring eventuella förändringar. Systemkartan ska matcha de flöden och processer som finns i verksamheten. Här kan det uppstå problem när verksamhet och användare inte uppfattar att tjänsterna uppfyller de behov som finns. Att ha insikt i och förståelse för behoven och att kunna översätta dessa i dialoger mellan verksamhet, it och leverantörer är avgörande. Olika roller med olika kompetenser behövs. En tydlighet i vem som ansvarar för vad hos såväl er som hos leverantören underlättar dialogen och den hjälp ni behöver med allt från implementering till vardagligt användande.

Vem ansvarar för teknisk support respektive pedagogisk support? Vet era användare vart de ska vända sig? Vet era systemförvaltare vart de ska vända sig när en “synk” inte fungerar? Vet era leverantörer vilka personer hos er som ansvarar för de olika delarna?
Lästips: SKR:s guide Pedagogisk och teknisk support i skolväsendet.
Tänk på att olika roller har olika behov och därmed olika syften och mål med användningen av systemet/tjänsten/produkten som ska köpas in.

Informationsflöden – en grund för integrationer

Utifrån systemkartan kan ni identifiera era informationsflöden, vilka system och tjänster som ska vara “master” för vilken sorts information och utifrån det säkerställa att ni har de integrationer som behövs mellan systemen. Administrativa tjänster, verksamhetsnära tjänster, tjänster med få användare, tjänster med flera användare, olika sorters användare, behörigheter.

Gör informationssäkerhetsklassningar, det tydliggör och medvetandegör vilken information som har högre skyddsvärde och hur it-miljön måste vara anpassad utifrån det – med identitets- och behörighetshantering, inloggningsförfaranden osv.
(Använd verktyg som SKR:s KLASSA)

Att hantera data från olika system

Data för provisionering och behörighetsstyrning eller data för att aggregera, visualisera, analysera. Oavsett är det i princip alltid mer än ett system inblandat när data hanteras och därmed flera leverantörer. För att använda data från flera olika system på ett säkert, bra och effektivt sätt behövs en kravställning med en så tydlig behovsbeskrivning som möjligt, så att leverantörerna förstår vilka olika system som ska integreras, vilken data som ska hanteras och så att de, utifrån det, kan göra sina kostnadsberäkningar och sätta ett pris. Beroende på var i ekosystemet ni befinner er, finns det säkerligen även tekniska standarder att hänvisa till. En viktig standard när det t.ex. gäller skolväsendets systemkarta är SS 12000. Läs mer om den här.

Några tips:

Specificera vilka kringliggande system ni har där beroende finns till det ni ska investera i nu. Diskutera och definiera mellan vilka system datautbyte ska ske och vilket/vilka system som ska vara källan för data (masterdata). Det har betydelse för integrationen och vilka system som det ska hämtas respektive lämnas data till.
Det kan också vara bra att ta reda på och förtydliga vilka integrationer som ska stödjas via ett integrationsgränssnitt (API) och vilka det eventuellt ska levereras stöd för en manuell export- eller importfunktion. Kanske vill ni hellre att leverantörerna ger förslag på olika lösningar i ett första steg för att sedan ta beslut om det som passar er bäst.
Definiera så långt det är möjligt vilken data som behöver kunna tas ut och vad som ska kunna skrivas tillbaka mellan de olika system ni ser att det finns ett beroende mellan. Ställ krav på att data ska kunna hanteras med minimal manuell handpåläggning. Låt leverantören beskriva hur de löser hanteringen och vilken ytterligare data som deras system eventuellt hanterar. Diskutera om det är möjligt att i en kravställning och utvärdering sätta poäng på lösningarna utifrån pris och funktionalitet.
Tänk på att behoven av data ser olika ut, beroende på var i verksamheten ni befinner er. Beslutsfattares behov av aggregerad och anonym data respektive handläggaren eller lärarens behov av att kunna se mer specifik data. Det kan också finnas tillfällen då data av olika anledningar behöver hanteras manuellt.

Att köpa Edtech – en guide i arbetet

Ta del av de olika avsnitten i Att köpa Edtech för att optimera arbetet med er systemkarta. Här finns ytterligare tips gällande såväl hantering av data som utifrån olika roller i arbetet (verksamhet, upphandlare, it). Varför inte börja med ”Bra att börja med”