Bra att börja med

Nedan några av de saker (i bokstavsordning, inte rangordning) som är bra att ta reda på innan inköps- och upphandlingsprocessen drar igång, när ni börjat fundera på att komplettera eller byta ut hela eller delar av ert digitala ekosystem, dels för att det påverkar kravställningen och dels för att slippa (tråkiga) överraskningar längre fram. Mer konkreta tips och rekommendationer rörande punkterna nedan, finns på övriga sidor av materialet.

…allt börjar egentligen efter inköp!

Ja, allt börjar egentligen när allt är inköpt, infört och igång. I uppföljning, analys, planering och genomförande – ni känner säkert igen det, klassiskt systematiskt arbete. Plan-do-check-act. Effektkedjor och verksamhetslogik. Om ni inte arbetar systematiskt med uppföljning och utvärdering av nuläge, av de tjänster och produkter som används idag, är vägen längre till framtida inköp. Att systematiskt följa upp och utvärdera användning, smarta mål och önskade effekter låter kanske självklart, men är ofta något som tappas bort. Efter en lång inköpsprocess med införande är det lätt hänt att sätta ”check på den” tills nästa gång det är dags, när avtalet går ut eller det börjar knorras i leden av andra anledningar.

Så ett av de viktigaste råden är: säkerställ en organisation för förvaltning och ett systematiskt utvärderings- och uppföljningsarbete. För kontinuerlig dialog med leverantören, säkerställ och analysera användarstatistik, ta fram återkommande frågor och följ upp utifrån era mätbara mål. Fråga inte om sådant ni inte planerar att följa upp. Tydliggör att utvärdering och uppföljning är grunden för utveckling av befintliga tjänster och produkter, men också för framtida inköp. Se till att dokumentera, ha systemförvaltningsplaner där det är relevant, säkerställ att inköp och förvaltning av inköpen inte är personberoende. Låter kanske trist och tidskrävande, men desto viktigare för att skapa en effektiv inköpscykel.

Avslut

Även om ni är i början av ett inköp är det viktigt att tänka på slutet. Det kommer en dag när det dags att avsluta ert avtal och eventuellt byta ut en tjänst mot en annan. Det är viktigt att se till att ni från början har en plan för hur det ska fungera, att ni kan definiera de krav ni har på stöd och hjälp från leverantören t.ex. vid överföring av data från befintlig till ny tjänst, om ni har ett digitalt eller analogt arkiv idag som information ska bevaras i, vilka krav på format som finns osv. Det här ska regleras i avtalet och finnas med i kravställningen (se t.ex. sidan om interoperabilitet och standarder).

Avtal

Här gäller det att ha koll på vilka avtal som kanske redan finns kopplat till planerat inköp, oavsett om det gäller ett enstaka läromedel på en enskild skola eller övergripande skoladministrativa system. Helt enkelt om, och i så fall hur, du får göra inköp. Gäller LOU (Lagen om offentlig upphandling), är ni avropsberättigade på något ramavtal? Finns det befintliga avtal som ni kan använda för inköp?

Sen handlar det om hur avtalet med just den tilltänkta leverantören ska se ut för att skapa ett balanserat innehåll för båda parter. Vilka delar behövs, vilka bilagor, vilka nivåer av service, tillgänglighet o.s.v. Finns det standardavtal att luta sig mot? Har ni kanske egna standardavtal som primärt ska användas för huvudavtal, PuB-avtal osv?

Behov

Vilka är behoven, varför behövs en ny tjänst eller produkt och vad förväntas den leda till? Effekter, nyttor, mål. Viktigt inför inköp och kanske ännu viktigare efter – för uppföljning, utvärdering, utveckling.

Budget och organisation

Hur enkelt, komplicerat eller komplext tror ni att det ni behöver är och utifrån det, vilken budget finns för inköp, införande och förvaltning? Vilken organisation har ni för arbetet nu och under hela avtalsperioden? Vilka tilltänkta användare behöver involveras i arbetet – studenter/elever, vårdnadshavare, lärare/utbildare, administratörer…?

Informationssäkerhet

Vilken sorts information är det som kommer finnas och hanteras i tjänsten/tjänsterna och vilka krav finns? Här handlar det både om verksamhetskrav och lagkrav, vilka påverkar hur tjänsten riggas och används. Ni behöver göra en värdering (klassning) av informationen, vilket i princip innebär att avgöra hur pass skyddsvärdig den är – om det är verksamhetskritisk information som hanteras, hur viktigt det är att den alltid är korrekt, tillgänglig, skyddas från spridning o.s.v.

Infrastruktur och it-miljö

Hur ser er infrastruktur och it-miljö ut idag, hur vill ni att den ska se ut framåt och hur passar det ni ska köpa in? Här är det viktigt att tänka på att det kanske inte enbart handlar om en enskild skolas eller avdelnings infrastruktur, utan även om hela huvudmannens/organisationens.

Samarbete

Av ovanstående punkter kan man konstatera att det egentligen inte går att göra inköp helt på egen hand – olika roller och kompetenser behövs. Givetvis är det beroende på vad som ska köpas in, men armkrok behövs mellan avdelningar, skolor, ledning, it-avdelningar, leverantörer etc. Och i denna armkrok behövs förståelse och respekt för varandras vardag, arbetsuppgifter, kunskap. En självklarhet kan tyckas, men likväl något som är svårt.

Så fundera på vilka olika roller och därmed personer runt om på din arbetsplats och organisation som behöver involveras, tillfrågas och konsulteras i inköpsprocessen.

Några tips utifrån roller – verksamhet, upphandlare, it

Verksamhet

Förankringsarbetet i verksamheten är viktigt, att berörda vet vad som är på gång, men utmanande att nå ut till alla. Fundera på om ni bör ha en speciell sida med information (intern och/eller publik), där de som vill kan följa arbetet, komma med inspel, ta kontakt och ställa frågor. Beroende på vad det är ni upphandlar, hur många användare det berör osv. kan det vara bra att ha ett gemensamt ställe för information. Om ni är flera i gruppen som ska arbeta med upphandlingen, se till att ni har en tydlig rollfördelning så att andra (och ni själva) vet vem de ska vända sig till med olika frågor. Leverantörer, framtida användare, upphandlingsenhet, jurister, it osv.

Upphandlare

Var delaktig så tidigt som möjligt, var tydlig med tidsramar och de olika steg som behövs för att hinna med upphandlingen. Ta reda på de grundläggande behov, syfte och mål verksamheten har med sin upphandling för att kunna diskutera och ge råd i lämplig upphandlingsform, utvärderingsmodell o.s.v.

It

Rigga organisationen från it:s sida. Vilka behöver vara delaktiga och när i processen? Var delaktig så tidigt som möjligt, lyssna in behov, syfte och mål från verksamheten. Vad har fungerat tidigare i it-miljön, vad har inte fungerat? Vilka möjligheter finns framåt?Vilka begränsningar? Finns beskrivningar klara över hur it-miljön ser ut eller behöver de tas fram för att ha med i kravspecifikationen? Vilka beroenden/integrationer finns eller behövs? Är det aktuellt att ta fram en enkel checklista till ansvarig i verksamheten gällande it-miljön och saker att tänka på?

Läs mer

– Processen för LOU (Upphandlingsmyndigheten) – länk
– Upphandla för utveckling (bok av Kristina Björn) – kan köpas här.

Om arbete med innovation, verksamhetslogik och effektkedjor:

– Innovationsguiden (SKR) – länk
– Verksamhetslogik (Ekonomistyrningsverket) – länk
– Effektkedjan – ur Leda digitalisering, steg 3 (Skolverket) – länk