Tio tips efter

Tjoho! Den officiella implementeringen är över, projektfasen avslutad och användandet rullar på. Förhoppningsvis flyter allting på bra. Oavsett är det viktigt att inte släppa taget, utan hålla kvar vid uppföljning och utvärdering.

Är det en mer omfattande tjänst, har ni kanske regler och rutiner för hur systemförvaltningen sker utifrån hur organisationen arbetar (verksamhet, it, ledning osv) och då kanske ni känner igen er i nedan tips från branschen.

Checklistor
För att konkretisera vår guide och våra tips ytterligare, har vi också tagit fram checklistor att ladda ner att använda. De hittar du längst ner på Tio-tips-sidorna.

  • Definiera ansvar och förvaltning

    1. Bestäm vem som ansvarar för tjänsten

    Se till att det är tydligt vem som sköter underhåll, uppdateringar och kontinuerliga förbättringar. 

    2. Gör övergången till förvaltning tydlig

    Markera när implementeringen är avslutad och förvaltningen börjar. Det skapar trygghet och gör att alla vet vart de ska vända sig.

  • Säkerställ effektiv support

    3. Se till att supporten fungerar

    Ha en tydlig och lättåtkomlig supportstruktur för användarna, oavsett om det gäller tekniska frågor eller hur tjänsten används. Användarna ska alltid veta var de kan få hjälp, om det så är via er eller via leverantören.

  • Planera för långsiktig framgång

    4. Skapa en långsiktig plan för uppföljning

    Om ni inte har en redan, skapa en plan för att regelbundet utvärdera hur tjänsten fungerar och vad som kan förbättras. Följ avtalet gällande uppföljning.

    5. Dokumentera lärdomar till nästa gång

    Skriv ner vad som fungerade bra och vad ni kan förbättra inför framtida projekt. Det kommer en dag när det är dags att införa en ny tjänst igen.

  • Fortsätt mät och förbättra

    5. Ha koll på hur det går och justera vid behov

    Mät användningen av tjänsten och utvärdera om ni når era mål. Samla in feedback och gör justeringar för att få ut så mycket som möjligt av tjänsten.

    6. Anpassa stöd och utbildning

    Erbjud kontinuerlig utbildning och skräddarsy den efter användarnas behov. Planera in nya tillfällen för att hålla alla uppdaterade och kompetenta.

  • Samarbeta och dela kunskap

    8. Dela kunskap och erfarenheter

    Uppmuntra användare att dela tips och erfarenheter med varandra. Skapa grupper eller forum för att sprida lärdomar och bästa praxis.

    9. Håll kontakten med leverantören

    Ha regelbundna möten med leverantören för att prata om eventuella förbättringar och hålla tjänsten relevant och uppdaterad.

  • Fira framgångar

    10. Fira era framgångar

    Vi påminner igen om att fira! Fira att implementeringen är klar och tjänsten är en del av verksamheten, att ni gjort resan tillsammans och nu fortsätter den vardagliga användningen av tjänsten.

Mallar och checklistor

För att konkretisera vår guide och våra tips ytterligare, har vi tagit fram en checklista att använda. Använd den gärna i dialog med leverantörens kundansvariga/CSM till exempel.  Ladda ner checklistan nedan.

Synpunkter

Har du frågor eller funderingar gällande materialet?
Hör gärna av dig till oss på Swedish Edtech!