Interoperabilitet och integrationer
Kravställ för interoperabilitet, kravställ integrationer, kravställ standarder!
En enkel uppmaning, men inte lika enkel att genomföra. Begreppet standard tolkas på olika sätt och det är viktigt att peka på vad vi menar och vad skillnaderna är. Det finns nationella och internationella standarder, det finns rekommendationer som i princip anses vara standarder men med olika “dialekter”(där rekommendationerna tolkas och används på olika sätt). Vi är alla överens om behovet av att etablera standarder, göra dem vedertagna för ett kvalitetssäkrat digitalt ekosystem, för ett ett säkert och effektivt informationsflöde, för interoperabilitet. Men om standarder inte beställs, så testas och implementeras de inte. Man ska också vara medveten om att standarder blir gamla och det finns risk för cementering av it-miljöerna. Alltså behöver vi alla hela tiden vara uppmärksamma, föra dialog och tillsammans se till att de standarder som finns är aktuella.
Det är också viktigt att inte blanda ihop vad som är en standard och vad som är en faktisk lösning. En standard beskriver och definierar. En lösning levererar (och det finns således alltid en leverantör bakom).
API och hantering av datautbyte
När det sedan kommer till integrationer mellan systemen – data som ska utbytas – handlar det om att kravställa integrationer samt vilket datautbyte som ska ske. Vi reder ut och ger tips på hur man kan kravställa integrationer för ett så långt det är möjligt, automatiserat flöde.
Vad är egentligen en “standard”?
En teknisk standard är en specifikation av ett format som tas fram, förvaltas och tillhandahålls av en standardiseringsorganisation, men en standard kan också vara en överenskommen definition av ett begrepp eller ord (klass, grupp o.s.v.). Standarder utvecklas vanligen genom frivilliga överenskommelser. Ett givet format kan vara erkänt av fler än en organisation och det finns format som inte erkänts av någon standardiseringsorganisation.
SIS, Svenska institutet för standarder, definierar begreppet standard så här:
En standard är en smart gemensam lösning på ett återkommande problem. Syftet med standarder är att skapa enhetliga och transparenta rutiner som vi kan enas kring.
Standarder kopplat till lärande, kommer ofta i paket med olika delar och är mer eller mindre heltäckande. Det finns olika organisationer som arbetar med olika former av “standardpaket”:
– ISO, International organization för standardization. Levererar internationella standarder, där delar kan användas och andra anpassas enligt lokala (nationella) behov inom specifika områden.
– SIS, Svenska institutet för standarder. Arbetar i tekniska kommittéer där standarder tas fram kopplat till olika områden, varav TK450 är en kommitté med fokus på standarder för it och lärande. I TK450 ingår flera olika arbetsgrupper där en arbetsgrupp t.ex. tagit fram SS12000, en annan EMIL (Education Information Markup Language). Speglar det internationella arbetet i ISO och gör nationella anpassningar.
– 1EdTech(tidigare IMS Global Learning Consortium) – levererar olika rekommendationer som sedan tolkas och anpassas. Ibland brukar man säga att dessa rekommendationer har olika “dialekter”. Ett exempel är 1EdTech LTI (Learning Tools Interoperability), en rekommendation för anslutning av externa webbaserade lärresurser och innehåll till andra plattformar.
En listning över standarder som stöd i arbetet hittar du längre ner på sidan.
Kravställning av integrationer
När ni ska kravställa integrationer mellan olika system är det viktigt att ni är tydliga, dels med vilka systemberoende som finns och vilken data som ska hanteras i de olika flödena.
Det behövs en kravställning med en så tydlig behovsbeskrivning som möjligt, så att leverantörerna förstår vilka olika system som ska integreras, vilken data som ska hanteras, så att de i sin tur kan göra sina kostnadsberäkningar och sätta ett pris. Det är viktigt för leverantörerna att någorlunda kunna räkna på kostnaden idag och framöver. Ju fler kringliggande system som t.ex. nyttjar ett API-gränssnitt, desto mer kan kostnaderna öka för support. Sen är det troligt att systemen som det ska integreras mellan förändras över tid, ökar eller försvinner i antal, byts ut mot andra osv. Det finns också olika affärsmodeller att vara medveten om. Beroende på var i ekosystemet ni befinner er, finns det säkerligen även tekniska standarder att hänvisa till. En viktig standard när det gäller skolväsendets system är SS 12000. Läs mer om den här.
Tips
- Specificera vilka kringliggande system ni har där beroende finns till det ni ska investera i nu. Diskutera och definiera mellan vilka system datautbyte ska ske och vilket/vilka system som ska vara källan för data (masterdata). Det har betydelse för integrationen och vilka system som det ska hämtas respektive lämnas data till. Mallar för att göra er egen systemkarta utifrån Edtechkartans områden finns här.
- Det kan också vara bra att ta reda på och förtydliga vilka integrationer som ska stödjas via ett integrationsgränssnitt (API) och vilka det eventuellt ska levereras stöd för en mer manuell export- eller importfunktion. Kanske vill ni hellre att leverantörerna ger förslag på olika lösningar i ett första steg för att sedan ta beslut om det som passar er bäst.
- Definiera så långt det är möjligt vilken data som behöver kunna tas ut och vad som ska kunna skrivas tillbaka mellan de olika system ni ser att det finns ett beroende mellan. Ställ krav på att data ska kunna hanteras med minimal manuell handpåläggning. Låt leverantören beskriva hur de löser hanteringen och vilken ytterligare data som deras system eventuellt hanterar. Diskutera om det är möjligt att i en kravställning och utvärdering sätta poäng på lösningarna utifrån pris och funktionalitet.
- Tänk på att behoven av data ser olika ut, beroende på var i verksamheten ni befinner er. Beslutsfattares behov av aggregerad och anonym data respektive handläggaren eller lärarens behov av att kunna se mer specifik data. Det kan också finnas tillfällen då data av olika anledningar behöver hanteras manuellt.
API
API:er är en viktig parameter i att säkerställa ett effektivt och bra informationsflöde i ert systempussel. Men vad är det egentligen och när/hur ska de kravställas?
API står för Application Programming Interface och kan ses som en uppsättning av regler och protokoll som tillåter olika program att interagera och kommunicera med varandra. API används ofta för att skapa integrationer mellan olika system och applikationer, vilket kan göra det möjligt att utveckla nya digitala tjänster som bygger på funktionalitet från andra system.
Varför viktigt att kravställa:
Inom skola och lärande är det viktigt att kravställa eftersom miljön ofta kräver specifika säkerhetsåtgärder, datahantering och integritetsskydd. Genom att ställa krav på API:er som används, kan man säkerställa att de uppfyller dessa krav och skyddar elevernas integritet och personuppgifter. Dessutom kan kravställningen hjälpa till att säkerställa att digitala tjänster som används är tillförlitliga och fungerar som de ska, vilket kan bidra till att förbättra elevernas/medarbetarnas utbildning och lärande.
För de kravställda integrationerna är det viktigt att så långt det är möjligt, specificera kringliggande system och vilket datautbyte som ska ske för respektive integration.
Tips
- För de kravställda integrationerna, säkerställ att det ska gå att importera/exportera data till/från systemet utan manuell hantering så långt som möjligt. Och ser ni gärna att hanteringen ska ske med API, ta med det i utvärdering och/eller som bör-krav. Men tänk på att det kan finnas tillfällen då manuell hantering behövs, eventuellt vid hantering av skyddade personuppgifter eller annan integritetskänslig information beroende på systemens funktionalitet och användningsområde.
Stöd i arbetet: en lista med standarder
Tillsammans med Skolverket, SIS, flera huvudmän och i samband med ett Vinnovafinasierat projekt om standarder för datadrivna processer, påbörjades en lista över de standarder och rekommendationer samt några relevanta informationsflöden som finns och som är aktuella för att skapa ett säkert, effektivt, kvalitativt digitalt ekosystem.
En lista vi gått igenom och mappat gentemot de olika områden och processer som finns definierade i Edtechkartan SKOLA.
I nedan länkat kalkylark finns listningen + områden & processer + definitioner och lite annat smått och gott som vi hoppas är till nytta i arbetet med kravställningar. Dokumentet ska ses som ett arbetsdokument, öppet för alla att kommentera i, så gör gärna det. Tillsammans kan vi göra det mer komplett och hålla det uppdaterat.
Länk till dokumentet: It-standarder skola, informationsflöden, områden och processer
SS 12000 – en viktig standard för skoladministrativa processer
SS 12000 är en omfattande standard som spänner över flera informationsområden i skolan (skoladministration, betygshantering, schemaläggning, närvarohantering och tjänstefördelning).
Den är därför viktig att känna till och kravställa på rätt sätt vid köp av digitala tjänster som hanterar den sortens information. Läs mer om standarden och konkreta tips vid kravställning här!