Avtalen

En kravställning bygger på avtalen, som i sin tur ska avspegla och säkerställa att ni får det ni beställt. Här beskrivs relationen mellan leverantör och beställare, hur den kontinuerliga kontakten ska se ut, processer för utvärdering och utveckling, nivåer av service osv.

I era avtal med leverantören bör flera delar vara säkerställda, med vilken frekvens återkoppling och dialog ska ske mellan beställare och leverantör, hur arbetet med eventuell utveckling ska läggas upp och även det viktiga säkerhetsarbetet (med återkommande säkerhets- och penetrationstester, vem som ansvarar, hur det återkopplas osv).

De viktiga avtalen – att tänka på!

Avtalsvärdet

LOU kap 17, paragraf 9: Ett kontrakt eller ett ramavtal får ändras utan en ny upphandling, om kontraktets eller ramavtalets övergripande karaktär inte ändras och ökningen eller minskningen av kontraktets eller ramavtalets värde är lägre än
1. det tröskelvärde som avses i 5 kap. 1 §, och
2. 10 procent av kontraktets eller ramavtalets värde, om det är fråga om varuupphandling eller upphandling av tjänst

Följ upp!

Det är viktigt att följa upp att leverantören levererar det ni kravställt. Om ni upplever att ni inte får det ni kravställt, behöver ni hänvisa till avtalet och ställa krav på leverans. Här finns olika vägar att gå och en del att tänka på i era avtal, återigen behöver det finnas balans men även tydlighet i vad som gäller. Grundtanken är att avtalen ska vara en trygghet för båda parter.

Så här tänker leverantörerna gällande skadestånd, vite och hävning i förhållande till investering och värde på affären de gör med er:

Skadestånd:

För att en leverantör ska kunna göra en värdering av den ekonomiska risken och säkerställa att erforderlig försäkring finns tecknad i relation till värdet på affären bör avtal innehålla en proportionerlig ansvarsbegränsning.
Risken måste vara förutsägbar och gå att uppskatta i förhållande till det potentiella värde som affären har för leverantören.

Tänk på att osäkerheter eller oproportionellt stora risker kan bli kostnadsdrivande för leverantören i förlängningen, vilket kan påverka såväl viljan att teckna avtal som möjlighet till fortsatt innovation och utveckling av tjänsten/produkten som sådan.

Balanserad vitesmodell:

Den ekonomiska risken värderas också i relation till eventuella viten. Det behöver finnas ett sammanlagt vitestak och att viten avräknas från eventuellt skadestånd.

Marknadspraxis för viten:

Förseningsvite

Förseningsvite är kopplat till den försenade delen dvs. införande- och implementationsprojektet och är baserat på värdet på just den delen. Marknadspraxis är upp till 10-15 % av detta värde.

SLA-viten/incidentvite

Vite gällande SLA (Service Level Agreement) berör relevanta delar av service och support, t.ex. tillgänglighet eller svarstid vid incidenthantering. Här är vitet kopplat till månadsavgiften för den aktuella tjänsten. Marknadspraxis är upp till 15-30 % av detta värde.

Uppsägning/hävning av avtal i förtid

Det är stor skillnad på en uppsägning och en hävning av avtal. Uppsägningen är framåtriktad och hanterar situationer där en eller båda parter har brutit mot avtalet under avtalstiden. Hävning handlar däremot om en ogiltigförklaring av hela avtalsförhållandet och att båda parternas prestationer ska lämnas tillbaka till den andra parten.

Tänk därför på att det är mycket viktigt att leverantören förstår när en uppsägning- resp. hävningsklausul kan kicka in, att det står tydligt i avtalet. Det är inte bra för någon av parterna när dessa klausuler skrivs på ett otydligt sätt eller blandas ihop, då det riskerar att orsaka onödig tvist mellan parterna.

Avtalsmallar att använda

PuB-avtal (personuppgiftsbiträdesavtal). Reglerar och instruerar hanteringen av personuppgifter): SKR har vägledning och en mall att utgå från som branschen står bakom. Om mallen används, men med förändringar, måste det tydligt framgå vilka. Förändringar kan medföra stora konsekvenser för samtliga parter.
SLA (service level agreement). Reglerar service- och supportnivå. Generellt gäller: ju högre servicenivå, desto högre kostnader och krav både på leverantör och beställares organisation. Tech Sverige har mallar många leverantörer brukar utgå från.