Tio saker att tänka på inför inköp
Innan kravställning formuleras och eventuell upphandling publiceras är det både fritt fram och viktigt att träffa leverantörerna, ha en öppen dialog, be om demonstrationer och priser, kör pilottester. Men allra först – definiera ert varför och därefter ert vad! Och glöm inte att ta reda på vilka olika inköpsalternativ ni har, om ni behöver upphandla, vilka ramavtal som finns osv.
Vad? Varför? Hur?
Tio saker att tänka på inför inköp
1. Definiera ert varför för att landa ert vad (why->how->what). Fundera igenom och tydliggör syfte och behov, beskriv vad ni vill uppnå. Diskutera behoven utifrån situation, beteende och även motivation hos olika användare för att till slut landa i vad det är som ska köpas in (en eller flera olika it-tjänster) och hur komplext det är. Arbeta med utvärderingar, effektkedjor och projektplaner, för att hitta tillbaka till varför något ska köpas in, vad det är och hur det sedan ska förvaltas och följas upp.
2. Kartlägg era förutsättningar kopplat till infrastruktur, it-miljö och budget.
3. Säkerställ en organisation för arbetet hela vägen från inköp till förvaltning. En organisation där olika parter och kompetenser finns med. Allt från informationssäkerhetsansvariga, systemförvaltare och jurister till faktiska användare från verksamheten (lärare, kursledare, administratörer, chefer, medarbetare, vårdnadshavare m.fl.).
4. Gör en omvärldsspaning och marknadsundersökning. Finns det ni söker på marknaden, helt eller delvis?
5. Gör informationsförfrågningar (RFI – request for information).
6. Träffa leverantörer (dialogmöten), be om en demonstration av tjänsterna. Ett bra sätt att få koll på om det ni tänker er finns färdigt eller behöver utvecklas. Landa era tidsramar, vad behöver ni ha på plats direkt, vad kan vänta osv.
7. Begär in priser, så att ni dels ser om det ryms inom budget och dels ser om ni kan direktupphandla.
8. Ha en öppen dialog med alla leverantörer. Om ni ser att en leverantör inte har det ni vill ha, meddela det. Sedan är det ju upp till alla leverantörer att bestämma om man vill lämna anbud eller ej.
9. Genomför en pilotrunda för att skaffa erfarenhet och undvika att ni investerar i något som ni inte behöver eller vill ha.
10. Välj inköpsform. Inköp, direktupphandling, upphandling eller avrop på ramavtal. Beroende på vad ni ska köpa och vem som köper, finns olika vägar och varianter. Använder ni ramavtal, se till att använda avtal där de flesta leverantörerna finns med så att ni tillvaratar fördelarna av konkurrens.
OBS! Om en upphandling inte behövs: säkerställ ändå en ordentlig kravställning med ett tydligt varför. Direktupphandlingar till ett värde över 100.000 kr ska alltid dokumenteras i offentliga inköp.
Tips utifrån roll
Verksamhet
Sätt organisationen för arbetet framåt. Det är verksamheten som ska “äga” och ansvara för upphandlingen, men samarbete är avgörande.
Säkerställ att olika kompetenser finns med inför fortsatta arbetet, när de behövs och till vad.
För dialog med verksamhet och förvaltning, med eventuell upphandlingsenhet, med it och andra berörda. Etablera arbetsgrupper
Upphandlare
Var delaktig, sätt tidsramarna tillsammans med ansvariga från verksamheten.
Fortsätt lyssna in behov, syfte och mål verksamheten har med sin upphandling för att kunna diskutera och ge råd i lämplig upphandlingsform, utvärderingsmodell o.s.v.
Finns innovativa sätt att upphandla på?
It
Gör kartan över er it-miljö och infrastruktur. Använd gärna våra mallar utifrån Edtechkartans områden här.
Var i ekosystemet finns tjänsten som ska upphandlas, vilka beroende och integrationer påverkas?
Gör inventeringen, lyssna in verksamhetens behov och ta fram en gemensam plan för att minimera “överraskningar” längre fram.
Behöver ni investera i ny teknik, kompetens för att säkerställa interoperabilitet, automatiserade flöden? Vilka it-standarder är aktuella i sammanhanget?
