Tio saker att tänka på efter inköp
Tjoho, dags att implementera och få nöjda, glada användare som utvärderar och ger konkret input!
Check på den, eller? Sanningens ögonblick – har ni köpt det ni trodde, ville ha och behövde? Hur ska ni veta? Hur följer ni upp det ni köpt och investerat i? Har ni en organisation för förvaltning, utvärdering och utveckling?
Implementering, uppföljning och utveckling.
Tio saker att tänka på efter inköp
1. Börja inte med allt. Börja med några få funktioner och utöka efter hand. Dessa ska vara inskrivna i projektplan och lathund/direktiv.
2. Säkerställ en organisation för förvaltning, utvärdering och utveckling.
3. Kan inte själv. Avsätt tid och resurser för grundläggande utbildning.
4. Undvik personberoende, d.v.s. säkerställ dokumentation (kommunikationsplaner, införandeplaner, systemförvaltningsplaner osv) och förankra arbetet så långt det går. Ha reserver på nyckelpositioner (projektledare, systemförvaltare, administratörer etc).
5. Ha kontinuerliga möten med leverantören även efter införandefasen (något som borde finnas med i avtalen).
6. Genomför säkerhetskontroller. Skapa årshjul som inkluderar säkerhetstester (penetrationstester), säkerställer att rutiner för hantering av personuppgifter följs o.s.v.
7. Titta tillbaka på behovsanalys, gjorde effektkedjor, projektplaner med mätbara mål. Kom ihåg att följa upp dessa. Ha en plan för hur. De är grunden för nästa inköp/framtida behov och utveckling.
8. Utvärdera kontinuerligt, efter 6 månader, 12 månader osv. Fundera på vilka roller som bör vara med i utvärderingarna (studerande, lärare, administratörer, systemförvaltare, it-avdelning, leverantörer, upphandlingsansvariga m.fl.)
9. Ta gärna fram utvärderingsfrågor i dialog med leverantör, se t.ex. vilken statistik som går att få fram kopplat till en systematisk utvärdering och till vilken nytta, hur man kan analysera och jobba vidare utifrån det.
10. Fråga inte efter sådant ni inte planerar att följa upp.
Tips utifrån roll
Verksamhet
Etablera dialog och samarbete med leverantören, att ni har en tydlighet i när ni stämmer av och med vem.
Skapa ert gemensamma årshjul så att ni inte missar uppföljning och utvärdering. Beroende på leverantör ser det olika ut, kanske finns det kundansvariga – customer success managers – som är de som hjälper till med införande och framför allt användning av tjänsterna.
Upphandlare
Utvärdera arbetet tillsammans med ansvariga från verksamheten så att ni har med er lärdomar och erfarenheter inför nästa gång det är dags igen.
It
Se till att ni har dialog och etablerat samarbete med verksamheten inför implementeringen men också förvaltning, när allting är igång och förhoppningsvis flyter på som det ska. Återkommande avstämningar för att ha fortsatt insikt i vad som fungerar och inte, framtida behov osv.
I avtalen bör flera delar vara säkerställda, med vilken frekvens återkoppling och dialog ska ske mellan beställare och leverantör, hur arbetet med eventuell utveckling ska läggas upp och även det viktiga säkerhetsarbetet (med återkommande säkerhets- och penetrationstester, vem som ansvarar, hur det återkopplas osv). Fler tips gällande avtal hittar du här.
Att genomföra säkerhetstester
Säkerhets- och penetrationstester görs på olika sätt beroende på vad det är för it-tjänst, storlek, antal användare osv. Leverantören ansvarar för vissa delar och huvudman för andra, något som ska vara specificerat i avtalen. Här finns ISO 27001, en standard för ledningssystem för ett strukturerat informationssäkerhetsarbete, där flera leverantörer är certifierade men inte alla. Återigen beror det på storlek och sort av it-tjänst.
Dataskyddsförordningen (GDPR)
Som huvudman ska man ha ett dataskyddsombud (anställd eller anlitad som tjänst) med uppgift att säkerställa att de rutiner och riktlinjer som finns kopplat till dataskyddsförordningen fungerar och följs. Att skapa systematik och balans i det arbetet genom dialog och tydlighet i ansvarsfördelningen mellan beställare och leverantör är avgörande.
Dialog för utvärdering, uppföljning och utveckling
Att dela ansvaret för utvärdering och uppföljning ligger i vårt gemensamma intresse, beställare och leverantör – att skapa värde och nytta för samtliga användare. Utvärdering och uppföljning kopplar tillbaka till det allra första steget i de 10 stegen inför ett inköp. Alltså ert “Varför” i form av syfte och mål etc. Utvärdering, uppföljning och utveckling bidrar sedan till att säkerställa och följa upp att de mål och effektvinster som eftersträvas uppnås.
Inspiration och exempel på upplägg för ett systematiskt uppföljningsarbete
Samla relevanta aktörer (från förvaltning, verksamhet, it m.m. beroende på tjänst och upplägg) på en kick-off för att gemensamt gå igenom mål och ambition med inköpet. Välj ut några konkreta och mätbara mål, som t.ex.
– 15 000 av 20 000 användare ska ha loggat in senast xx datum.
– Användarna loggar in och använder tjänsten 1-5 ggr per vecka.
– Vi följer upp med att skicka ut och diskutera statistik två ggr per termin och sätter in insatser efter hur det ser ut.
– Vi skickar ut en enkät separat till olika användarroller 1 gång per läsår. Enkäten jämförs med andra skattningar som görs.
