Att komma igång med Edtech
Att implementera ett nytt digitalt verktyg i verksamheten kan vara både spännande och utmanande. Utifrån branschens gemensamma erfarenheter har vi i den här guiden samlat diverse tips och att-tänka-på för att få en så lyckad implementering som möjligt, om det så handlar om att ni har investerat i en helt ny digital produkt eller står inför att byta ut en liknande produkt mot en annan. Här hittar ni tips i alla steg av implementeringsresan – från planering och utbildning till långsiktig användning och förvaltning.
Beroende på vad det är för slags digital tjänst eller produkt ni har investerat i, kan implementeringen vara olika omfattande och innebära mer eller mindre förändringar för de tilltänkta användarna av tjänsten. På de här sidorna har vi samlat branschens tips utifrån både “stora” som “små” implementeringar där vi inkluderat några olika checklistor och mallar att använda och anpassa utifrån var i det digitala ekosystemet ni är.
Guiden är indelad i olika sektioner som du med fördel kan bläddra mellan utan inbördes ordning, men vi uppmuntrar till läsning av samtliga sektioner. På flera ställen hänvisar vi även till våra andra guider där så är relevant.
Investeringsläge?
Se vår guide Att köpa Edtech
Målgrupp
Guiden vänder sig primärt till dig som ansvarar för implementeringen av den nya digitala produkten i er organisation, liten som stor, offentlig som privat. Kanske sitter du centralt på en HR-avdelning eller utbildningsförvaltning med rollen som utvecklingsledare, verksamhetsutvecklare, digitaliseringsstrateg, enhetschef eller liknande.
Oavsett var i ekosystemet av olika digitala produkter ni är, om det så rör större plattformar och administrativa tjänster eller mer undervisningsnära som exempelvis läromedel är den här guiden relevant. För oavsett om ni har varit igenom en stor upphandling, gjort avrop eller investerat direkt, är implementeringen viktig för att ni ska få den nytta ni tänkt av produkten. Däremot kan implementeringsfaserna bli mer eller mindre omfattande, beroende på förutsättningarna ni har, den it-miljö som finns och hur mycket den påverkar/påverkas.
Även för dig som användare
Guiden kan även vara värdefull för dig som användare av produkten, eftersom den pekar på flera saker vi ser är gemensamma framgångsfaktorer för att just få till en bra användning och uppnå avsedd nytta med verktyget i verksamheten.
Innehåll
Guiden består dels av beskrivningar av de olika faserna, olika roller ni kan stöta på hos leverantörerna och vad ni kan förvänta er av medlemmarna i Swedish Edtech, dels av praktiska tips och checklistor.
Du navigerar mellan sidorna antingen genom att utgå från startsidan (här) eller genom att klicka på ”nästa” och ”föregående” längst ner på respektive sida.
Guiden är övergripande, tänkt att ge tips och råd på vägen. Beroende på vad ni har investerat i för digital produkt, kan vissa delar därför vara mer relevanta än andra.
Digital tjänst, produkt, verktyg, system
I guiden använder vi oftast begreppet “digital produkt” eller “tjänst”. Vi använder också termer som digitalt verktyg, lärverktyg, system. Det vi syftar på är edtechleverantörernas framtagna produkter som på olika sätt stöttar lärande i er organisation. Allt från appar, undervisningsnära produkter och läromedel till plattformar för att administrera lärande, sköta kontohantering och behörigheter. Användarna kan således vara från olika delar av er organisation och även externa som till exempel vårdnadshavare.
Gemensamma faktorer
Oavsett vilken digital produkt ni investerat i finns det några gemensamma faktorer att ha med sig:
- att veta var i ert ekosystem av digitala tjänster och produkter som den nya produkten är och vilka beroenden som finns till kringliggande system när det gäller till exempel användarhantering, inloggning och överföring av data. Det avgör hur omfattande förberedelserna blir innan ni är igång och kan börja använda tjänsten.
- att avgöra hur pass omfattande förändring det är för organisationen, byter ni ut en liknande produkt mot en annan, kompletterar med ytterligare en liknande eller innebär det större förändringar i arbetssätt.
“Implementering är den process där något nytt förs in, sprids, genomförs och integreras i en organisation. Avsikten är att uppnå någon typ av nytta”.
Implementeringens olika faser
Det kan vara bra att se implementeringen utifrån tre olika faser, med olika milstolpar att passera. Dels den förberedande fasen, dels fasen när användandet startat och dels fasen när allt är igång och implementeringsfasen går över förvaltning och vardaglig användning av tjänsten. När det kommer till implementering används ibland de engelska termerna onboarding, middle boarding och offboarding, men i den här guiden fokuserar vi inte på den dag ni ska lämna tjänsten. Däremot är det ett tips att ni i ert inledande arbete, även har med hur ett framtida avslut av tjänsten ska gå till.
För att lyckas med er implementering menar vi att det är bra att vara tydlig med de olika faserna, att ha en tidsplan som kommuniceras till såväl användare som ansvariga för inköpet.
1. Den förberedande fasen – planering pågår!
Grattis! Ni har investerat i en ny digital produkt och det är dags att påbörja arbetet med en implementering. Den förberedande fasen är avgörande för att säkerställa en smidig och framgångsrik uppstart.
Fokus inventering och planering
I den här fasen är fokus på inventering: teknisk inventering och organisatorisk inventering. Se till att ni har koll på ert digitala ekosystem, vilka beroenden som finns till andra tjänster (se sidan Ert digitala ekosystem, länk), vilka roller i er organisation som ska involveras i arbetet och på vilket sätt. Det är också fasen då en plan för intern kommunikation sätts på plats.
Inventeringen är i sig även en strategisk process som lägger grunden för en hållbar och effektiv implementering. Genom att planera och säkerställa att alla förutsättningar är på plats skapar ni förutsättningar för att den nya tjänsten kommer att integreras smidigt och ge maximalt värde till er verksamhet även framåt.
Några viktiga delar som ingår är att:
- definiera syfte och mål med implementeringen och den nya tjänsten, gärna med mätbara mål för uppföljning,
- fastställa tidsplan och omfattning,
- inventera ert digitala ekosystem, var tekniska beroenden finns och hur det påverkar,
- inventera vilka verksamhetsprocesser som behöver initieras, utvecklas eller förändras för att systemet ska ge avsedd nytta
- kommunicera förväntningar internt i organisationen och till leverantören.
Läs mer under branschens 10 tips Inför implementering
2. Implementeringen har startat – dags att släppa in användarna!
Nu är det dags att starta arbetet i praktiken med fokus på förankring, aktivering av roller, utbildningsinsatser och kontinuerlig uppföljning. Det handlar också om att säkerställa att både pedagogiskt och tekniskt stöd finns tillgängligt, att alla involverade förstår och är eniga kring målen som finns och i det får det stöd de behöver för att nå dem.
Praktiskt arbete och aktivt engagemang
Det är en aktiv period där fokus ligger på att säkerställa att planerna omsätts i praktiken och att allt fungerar som tänkt. I mångt och mycket handlar det om att skapa ett aktivt engagemang med fokus på utbildning, kommunikation och anpassning. Det är en period där era planer testas i praktiken och det är avgörande att både pedagogiskt och tekniskt stöd fungerar väl, samtidigt som uppföljningen hjälper er att hålla kursen mot era mål.
Några viktiga delar som ingår är att:
- se till att tjänsten populeras med aktuella användare utifrån beslutade roller och behörigheter,
- erbjuda och genomföra behovsstyrda utbildningsinsatser för alla berörda,
- säkerställa att support finns, både teknisk och organisatorisk/pedagogisk,
- ha en regelbunden kommunikation och uppföljning,
- följa, men även anpassa implementeringsplanen vid behov.
Läs mer under branschens 10 tips Under implementering
3. Implementeringen avslutas – vardagen är här!
Nu är tjänsten inte längre i införandefasen utan ska vara en naturlig del av arbetet. Här behövs etablerade rutiner för uppföljning och utvärdering för att säkerställa långsiktig användning och utveckling. Fokus är att se till att alla använder tjänsten på ett effektivt och ändamålsenligt sätt, enligt de mål som sattes upp i början av implementeringen, men också att användningen följs upp för att fånga förändrade behov eller annat som ni stöter på längs vägen. Ni bör också utvärdera tjänstens effektivitet och funktionalitet så att den uppfyller era mål.
Släpp inte taget!
Här är det avgörande att inte släppa taget och tycka att ni är klara eftersom implementeringsfasen är över. Det är nu ni verkligen kan börja följa upp och se effekterna av tjänsten ni investerat i. Att utvärdera och följa upp kontinuerligt underlättar dessutom arbetet när det är dags att eventuellt byta tjänst i framtiden.
Några viktiga delar som ingår är att:
- ha en tydlig stöd- och supportstruktur för vardaglig användning,
- följa ett årshjul för regelbunden uppföljning och utvärdering,
- ha en förankrad plan för långsiktig förvaltning och utveckling.
Läs mer under branschens 10 tips Efter implementering .
Ert aktiva deltagande behövs!
Som beställare är ert aktiva deltagande avgörande för en lyckad implementering. Genom att:
- Planera noggrant innan implementeringen, säkerställa att alla är informerade och engagerade samt att allas förväntningar är tydliggjorda.
- Delta aktivt under implementeringen, genom utbildning, kommunikation och att följa upp användningen.
- Fortsätta engagera er efter implementeringen, genom uppföljning, stöd och att sträva efter kontinuerligt lärande och kontinuerlig förbättring.
… kan ni maximera nyttan av den nya tjänsten och säkerställa att det bidrar positivt med konkret nytta till er verksamhet. Genom att samarbeta nära med leverantören och involvera era medarbetare på ett meningsfullt sätt, skapas förutsättningar för en lyckad implementering.
Synpunkter
Har du frågor eller funderingar gällande materialet?
Hör gärna av dig till oss på Swedish Edtech!
